Společnost Canon informuje, že bezmála 70 % zaměstnanců v českých firmách vytiskne více než 10 stránek denně, čtvrtina z nich rovnou 40 stránek, a každý desátý dokonce více než 50 listů.
Kromě toho, že neustálé „papírování“ zpomaluje digitalizaci, je tu podle Canonu spoustu bezpečnostních rizik spojených s tiskem, skenováním a uchováváním papírových dokumentů, které české firmy často vůbec neřeší.
Více než polovina respondentů má například možnost odnášet firemní dokumenty, jako jsou smlouvy a faktury, z kanceláře pryč. Z manipulace s papírovými dokumenty, které navzdory digitalizaci nadále převažují, ale vyplývají i další rizika.
„I když roste počet firem, které si uvědomují, že díky digitalizaci ušetří peníze a čas svých zaměstnanců a mohou plnohodnotně zavést flexibilní způsob práce, dvě třetiny respondentů našeho průzkumu zároveň uvedly, že většina procesů v jejich firmě se stále ještě řeší na papíře,“ říká Eva Kučmášová, šéfka komunikace Canonu ve střední Evropě.
Pohodlná archivace v cloudu
Papírový dokument se podle odborníků může ztratit, dostat do rukou nepovolaného zaměstnance, nebo dokonce uniknout mimo firmu. Tím hůře, že 53 % zaměstnanců má podle průzkumu možnost tištěné dokumenty včetně smluv nebo faktur vynášet fyzicky mimo kancelář.
U 23 % o tom podle průzkumu musí vědět nadřízený, ale každý třetí dotázaný uvedl, že s papírovými dokumenty může dělat, co uzná za vhodné, a klidně je nosit i domů.
Graf – Tisk a bezpečnost v kancelářích
Zdroj: Canon
S hromadou papírových dokumentů, které firmy produkují, je spojena otázka archivace. Z průzkumu vyplynulo, že Češi jsou staromódní a 77 % z nich archivuje pracovní dokumenty v tištěné podobě v šanonu ve firmě.
Celá pětina zároveň přiznává, že je takto ukládají na neurčitě dlouhou dobu, což znamená, že se o další život dokumentu nezajímá. Mezi takto uloženými dokumenty se ale obtížně vyhledává a může s nimi kdekdo manipulovat.
Canon upozorňuje, že pokud zaměstnanec nějaký citlivý dokument z firmy vynese a někde ho zapomene, je malá šance na to přijít a včas zakročit. I společnost dodává, že jedním z klíčových kroků na cestě k vetší bezpečnosti je přenesení firemních dokumentů do cloudu.
Zdroj: Canon
