Výběr účetního softwaru bývá pro firmy i účetní kanceláře rozhodnutím na několik let. Přesto při něm často hraje hlavní roli především cena, známé uživatelské prostředí nebo doporučení kolegů. Podle společnosti Seyfor, která stojí za účetním systémem Evala, by ale firmy měly více přemýšlet nad tím, jak se jejich způsob práce v budoucnu změní.
Účetní profese totiž postupně prochází digitalizací, automatizací a stále výrazněji do ní vstupují také nástroje umělé inteligence. Podle průzkumu agentury Perfect Crowd z roku 2024 přitom 50 % klientů stále předává účetním podklady v papírové podobě. Vytěžovací software využívá pouze 21 % účetních a nástroje AI pravidelně používají jen 3 % z nich.
Nejdříve analyzovat vlastní práci
Při výběru nového účetního systému by proto podle Seyforu neměl být rozhodující pouze počet dostupných funkcí nebo samotná značka. Důležitější je způsob práce konkrétní firmy a agendy, které bude potřebovat podporovat nejen dnes, ale také za několik let.
Jiné požadavky má například firma, která vedle účetnictví řeší sklady nebo evidenci majetku, a jiné účetní kancelář zpracovávající agendu pro desítky klientů. V jejím případě hraje vedle samotného účtování důležitou roli také předávání dokladů, komunikace se zákazníky a sdílení dat.
„Účetnictví stojí na začátku největší technologické změny za několik posledních desetiletí. Osobně jsem přesvědčen, že během několika málo let se tato změna výrazně zrychlí díky propojení cloudových služeb, automatizaci a umělé inteligenci,“ říká Jan Štacha, zakladatel účetního programu Evala.
Systém by měl růst společně s firmou
Problém podle Seyforu vzniká ve chvíli, kdy firma vybírá software pouze podle aktuálních potřeb. S růstem počtu zaměstnanců nebo klientů pak může zjistit, že původní řešení nestačí a je nutné pořizovat další aplikace a složitě je mezi sebou propojovat.
Je proto vhodné zaměřit se především na činnosti, které dnes zabírají nejvíce času, často se opakují a jejich objem bude s růstem firmy narůstat. Právě zde se otevírá největší prostor pro automatizaci a snížení množství rutinní práce.
„Pokud dnes ručně přepisujete sto dokladů měsíčně, je to nepříjemné. Pokud jich budete za několik let přepisovat tisíc, stane se z toho zásadní překážka vašeho rozvoje,“ upozorňuje Štacha.
Digitalizace začíná už u klienta
Samotný účetní software přitom podle společnosti nestačí. Digitalizace účetnictví musí začít už u klienta, který by měl být schopný předávat doklady v elektronické podobě. Pokud velká část komunikace stále probíhá prostřednictvím papírových dokumentů, možnosti moderních systémů se výrazně omezují.
Důležitá je proto také schopnost účetního systému propojit obě strany a zjednodušit sdílení dokumentů a dat. Právě organizace předávání dokladů a komunikace mezi účetní kanceláří a jejími klienty může být vedle samotného účtování jednou z oblastí, kde lze ušetřit značné množství času.
Cloud mění způsob práce účetních
Stále větší význam získávají cloudové účetní systémy. Ty umožňují přístup k aktuálním datům z různých míst, průběžné aktualizace a menší závislost na konkrétním počítači nebo firemním serveru.
Cloud zároveň usnadňuje spolupráci mezi účetními a klienty a vytváří prostor pro postupné nasazování automatizace nebo nástrojů umělé inteligence. Účetní systém se tak podle Seyforu mění z pouhého pracovního nástroje na širší prostředí, ve kterém účetní tráví velkou část pracovního dne.
Nejnižší cena nemusí znamenat nejnižší náklady
Cena samozřejmě zůstává důležitým kritériem, sama o sobě ale neříká, kolik času dokáže systém ušetřit nebo kolik manuální práce odstraní. Levnější software se může v dlouhodobém horizontu prodražit například nutností pořizovat další nástroje, složitější správou nebo časem, který zaměstnanci stráví rutinními úkony.
„Účetní systém bych nikdy nevybíral pouze podle ceníku nebo doporučení kolegy. Využijte zkušební verzi, projděte si vlastní účetní procesy a vyzkoušejte systém na běžné práci. Velmi rychle poznáte, jestli vám skutečně šetří čas,“ uzavírá Jan Štacha.
S postupující digitalizací tak bude výběr účetního systému stále více strategickým rozhodnutím. Vedle aktuální funkční výbavy a ceny bude důležité také to, zda se systém dokáže přizpůsobit růstu firmy, novým technologiím a změnám, které účetní profesi v následujících letech čekají.
Zdroj: Seyfor, Perfect Crowd
